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Datenschutz-Dokumentation

Dokumentation zum Datenschutz

Für die Erfüllung der Rechenschaftspflicht zum Datenschutz, ist es für Unternehmen unerlässlich eine datenschutzkonforme Dokumentation nachweisen zu können. Dies umfasst die Erstellung notwendiger Dokumente (wie Informationspflichten, Datenschutzerklärungen, Einwilligungen), die Dokumentation von „technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs)“ sowie Richtlinien und Vorgaben zum datenschutzkonformen Handeln in der eigenen Organisation.

Vielfach wird gerade die Erstellung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) als „lästige“ Pflicht angesehen, aber mit dem richtigen Vorgehen kann dies auch eine Chance sein, sich einen ganz neuen Überblick zu den eigenen Geschäftsprozesse zu verschaffen. Ein gut dokumentiertes VVT unterstützt die Prozesse zum Datenschutz und ist eine Landkarte der internen Prozesse.

Übersicht der erforderlichen Dokumentation zum Datenschutz:

  • Informationspflichten nach Art. 13, 14 DSGVO (bzw. dem Kirchen- oder Landesrecht)
  • Einwilligungen
  • Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
  • Datenschutzkonzepte
  • Entwicklung von Leitlinien und Richtlinien
  • Erstellung von Social Media-Richtlinien, Umgang mit IT-Systemen, usw.
  • und vieles mehr…

Das Vorgehen der DATATREE zur Erarbeitung der Dokumentation zum Datenschutz:

  1. Im ersten Schritt ermitteln wir gemeinsam das angestrebte Ziel für die zu erstellende Dokumentation. Wir stellen somit sicher, dass die richtigen Zielgruppen adressiert und die Anforderungen erfüllt werden.
  2. Die Ausarbeitung erfolgt bei umfassenderen Dokumenten in der Regel iterativ (also mit mehreren Abstimmungsrunden), in die Ihre Mitarbeitenden bei Bedarf durch Interviews und gemeinsame Workshops eingebunden sind.
  3. Zum Abschluss wird das Ergebnis gemeinsam erörtert und final geprüft bzw. freigegeben.

Bei Dokumenten mit einem klar umrissenen Zweck und Inhalt kann die Erstellung natürlich auch mal ganz pragmatisch und nach kurzer gemeinsamer Abstimmung erfolgen.

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